Противопоказания к работе секретаря
Прослушать описание профессии
История профессии
Примерный распорядок дня
Названия профессии
Секретарь/Секретарь-референт
Специальности:
- НПО «Секретарь» (034700.01)
- СПО «Документационное обеспечение управления и архивоведение» (034702)
- ВПО «Документоведение и архивоведение» (уровень подготовки – бакалавр)
В начало
Сферы профессиональной деятельности
Администрирование
В начало
Классификация профессии
Тип профессии по предмету труда: секретарь работает с различными документами, это позволяет отнести профессию по предмету труда к типу «Человек – Знаковая система».
Тип профессии по признаку цели: гностический.
Тип профессии по средствам труда: ручной.
Тип профессии по условиям труда: работа в «комнатных» условиях.
Класс профессии: исполнительский (алгоритмический); по характеру труда профессия секретаря предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач по образцу, с четким соблюдением правил, нормативов, инструкций.
В начало
Описание профессии
Секретарь – сотрудник, выполняющий поручения руководителя, берущий на себя технические функции, связанные с ведением документации, приемом посетителей.
К основным обязанностям секретаря относятся:
- получение сведений от работников подразделений, вызов их по поручению руководителя, организация приема посетителей;
- организация телефонных переговоров руководителя;
- оформление деловой переписки руководителя, сортировка корреспонденции;
- подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания, их регистрация);
- компьютерный набор по указанию руководителя различных материалов, документации и отправление их по адресатам с использованием оргтехники;
- стенографирование протоколов заседаний, их расшифровка и компьютерный набор;
- составление по поручению руководителя докладов, писем, документов;
- формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
В начало
Требования к индивидуальным особенностям специалиста
Секретарь должен обладать такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, пунктуальность, аккуратность, организованность, ответственность, доброжелательность, тактичность, настойчивость и твердость, коммуникабельность, способность планировать свою работу, склонность к работе с документами.
К профессионально важным качествам секретаря относятся: способность длительное время сосредоточиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий, быстро переключать внимание с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой; способность быстро действовать; четкая дикция; хорошо поставленная речь, умение кратко выражать свои мысли; хорошо развитая кратковременная и долговременная память; способность к механическому и осмысленному запоминанию информации; развитая слуховая и зрительная память.
В начало
Медицинские противопоказания
К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе секретарем, относятся: нервно-психические заболевания; сердечно-сосудистые заболевания; заболевания опорно-двигательного аппарата; хронические инфекционные заболевания; заболевания верхних дыхательных путей; заболевания зрительного и слухового анализаторов; заболевания речеголосового аппарата.
В начало
Требования к профессиональной подготовке
Секретарь должен хорошо знать: терминологию делопроизводства; нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления; единые требования и правила оформления документов в соответствии с ГОСТ; правила документооборота; правила организации архивного хранения дел; правила ведения делового разговора; правила телефонного общения, приема и передачи информации; правила подготовки и проведения совещаний и заседаний; основы информационных технологий в профессиональной деятельности.
Секретарь должен уметь: обеспечивать работу руководителя; вести информационное обслуживание руководителя; организовывать прием посетителей, проведение совещаний; осуществлять компьютерный набор документов; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи; вести работу с документами; вести архив; пользоваться оргтехникой.
В начало
Область применения
Секретари востребованы в организациях и предприятиях любого профиля и любой формы собственности.
В начало
Условия труда
Рабочее место секретаря располагается, как правило, в приемной руководителя. Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое оборудование.
Специальная форма для секретаря не предусмотрена.
В начало
Профессиональные риски
Рабочая поза – положение сидя. Длительное нахождение в такой позе может стать причиной заболеваний, сопровождающихся болями в спине и шее.
Работа в постоянном напряжении может привести к усталости, неврозам и депрессии.
В начало
Требуемое профессиональное образование
Чтобы стать секретарем, необходимо получить начальное (профессия «Секретарь»), либо среднее (специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение»), либо высшее (специальности «Документоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления») профессиональное образование.
В начало
Образовательные учреждения
В начало
Карьерный рост
Карьерный рост связан с повышением квалификации на предприятии или в системе непрерывного профессионального образования.
Профессиональный рост секретаря может быть связан с управленческой карьерой, когда специалист, постепенно совершенствуясь, может получить повышение до должности офис-менеджера, помощника руководителя либо заведующего канцелярией.
В начало
Источник
Тип и класс
Тип профессии по предмету труда: секретарь работает с различными документами, это позволяет отнести профессию по предмету труда к типу «Человек – Знаковая система».
Тип профессии по признаку цели: гностический.
Тип профессии по средствам труда: ручной.
Тип профессии по условиям труда: работа в «комнатных» условиях.
Класс профессии: исполнительский (алгоритмический); по характеру труда профессия секретаря предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач по образцу, с четким соблюдением правил, нормативов, инструкций.
Описание
Секретарь – сотрудник, выполняющий поручения руководителя, берущий на себя технические функции, связанные с ведением документации, приемом посетителей.
Содержание деятельности
получение сведений от работников подразделений, вызов их по поручению руководителя, организация приема посетителей;
организация телефонных переговоров руководителя;
оформление деловой переписки руководителя, сортировка корреспонденции;
подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания, их регистрация);
компьютерный набор по указанию руководителя различных материалов, документации и отправление их по адресатам с использованием оргтехники;
стенографирование протоколов заседаний, их расшифровка и компьютерный набор;
составление по поручению руководителя докладов, писем, документов;
формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
Должен знать
терминологию делопроизводства; нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления; единые требования и правила оформления документов в соответствии с ГОСТ; правила документооборота; правила организации архивного хранения дел; правила ведения делового разговора; правила телефонного общения, приема и передачи информации; правила подготовки и проведения совещаний и заседаний; основы информационных технологий в профессиональной деятельности.
Должен уметь
обеспечивать работу руководителя; вести информационное обслуживание руководителя; организовывать прием посетителей, проведение совещаний; осуществлять компьютерный набор документов; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи; вести работу с документами; вести архив; пользоваться оргтехникой.
Индивидуальные способности
эмоциональная устойчивость, пунктуальность, аккуратность, организованность, ответственность, доброжелательность, тактичность, настойчивость и твердость, коммуникабельность, способность планировать свою работу, склонность к работе с документами.
Профессионально важные качества
способность длительное время сосредоточиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий, быстро переключать внимание с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой; способность быстро действовать; четкая дикция; хорошо поставленная речь, умение кратко выражать свои мысли; хорошо развитая кратковременная и долговременная память; способность к механическому и осмысленному запоминанию информации; развитая слуховая и зрительная память.
Медицинские противопоказания
нервно-психические заболевания; сердечно-сосудистые заболевания; заболевания опорно-двигательного аппарата; хронические инфекционные заболевания; заболевания верхних дыхательных путей; заболевания зрительного и слухового анализаторов; заболевания речеголосового аппарата.
Условия труда
Рабочее место секретаря располагается, как правило, в приемной руководителя. Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое оборудование.
Специальная форма для секретаря не предусмотрена.
Области применения
Секретари востребованы в организациях и предприятиях любого профиля и любой формы собственности.
Базовое образование и пути получения профессии
Чтобы стать секретарем, необходимо получить начальное (профессия «Секретарь»), либо среднее (специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение»), либо высшее (специальности «Документоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления») профессиональное образование.
Перспективы карьерного роста
Карьерный рост связан с повышением квалификации на предприятии или в системе непрерывного профессионального образования.
Профессиональный рост секретаря может быть связан с управленческой карьерой, когда специалист, постепенно совершенствуясь, может получить повышение до должности офис-менеджера, помощника руководителя либо заведующего канцелярией.
Профессиональные риски
Рабочая поза – положение сидя. Длительное нахождение в такой позе может стать причиной заболеваний, сопровождающихся болями в спине и шее.
Работа в постоянном напряжении может привести к усталости, неврозам и депрессии.
Где обучают
- Магнитогорский государственный технический университет
Где требуются
- Классика
- КОНАР
- Кременкульская, кондитерская фабрика
- Кристалл, завод
- Люкс-вода
- РОМКОР
- Всего вакансий: 6
Источник
В разделе «Должностные обязанности»
установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью
или частично работнику, занимающему данную должность с учетом
технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих
обеспечить оптимальную специализацию служащих.
В разделе «Должен знать» содержатся основные
требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а
также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и
других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен
применять при выполнении должностных обязанностей.
В разделе «Требования к квалификации»
определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для
выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу
работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в
соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».
В таблице 1 приведены квалификационные
требования к секретарям.
Таблица 1
Наименование должности | Требования к квалификациям | |
Образование | Стаж работы по специальности | |
Секретарь-машинистка | Начальное | Без предъявления |
Секретарь-руководитель | Высшее | Без предъявления |
Среднее | Не менее 2-х лет | |
Секретарь-стенографистка | Начальное | Без предъявления |
Однако существующие государственные критерии
неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в
современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по
квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин
секретарь используется для наименования секретарей различного уровня.
Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной
культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля
управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное
выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков,
способностей и личностных качеств.
Многие специалисты пытаются сформулировать
перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее
комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с
учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного
роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли,
внешнеэкономической деятельности (МЦБ) (см. табл. 2).
Должность | Должен знать | Должен уметь |
1. Оператор на | Правила ведения телефонных переговоров | Хорошо владеть речью, пользоваться оргтехникой |
2. Секретарь | Дополнительно к п. 1 систему делопроизводства, | Дополнительно к п. 1 пользоваться компьютером, |
Источник
Автор статьи: Судаков А.П.
Секретарь-референт — это должностное лицо, являющееся непосредственным помощником руководителя субъекта хозяйствования. Специалист организует его деятельность, осуществляет телефонные переговоры, составляет проекты внутренней распорядительной документации, исходящей корреспонденции контрагентам и в уполномоченные органы. В его обязанности также входит регулирование потока посетителей и контроль за своевременным выполнением директором планируемых им мероприятий.
Специальность секретаря-референта
Кто такой секретарь-референт
Помощник директора необходим на каждом предприятии, поскольку озабоченность руководителя субъекта предпринимательства может сделать его работу неэффективной. Секретарь-референт налаживает работу директора и создает условия, при которых он будет рационально расставлять приоритетные задачи и не отвлекаться на мелкие проблемы. Основной задачей специалиста является организация эффективной работы в сфере делопроизводства, осуществление деятельности с базами данных, а также обеспечение взаимоотношений между отделами.
Что за специальность секретарь-референт
Требования к профессиональной подготовке
Для качественного выполнения должностных обязанностей, специалист должен быть уверенным пользователем персонального компьютера и другой аппаратуры, относящейся к категории организационной техники. Владение русским и иностранным языками позволит грамотно составлять документацию, а знание норм делопроизводства упростит его работу в сфере подготовки проекта распорядительных документов, составления ответов на письма и запросы, а также оформление протоколов заседания.
Образование
Специальность секретаря можно получить в средних учебных заведениях, а также на специализированных занятиях.
Лицам, обучившимся на курсах после окончания высшего учебного заведения проще устроиться на работу, чем просто после техникума. Кроме теоретических знаний в области делопроизводства, специалисту пригодятся навыки работы на компьютере, а также владение достаточной скоростью набора текста.
Личные качества
Поскольку руководитель предприятия полностью доверяет своему помощнику в области организации деятельности, специалист должен обладать высокой степенью ответственности и коммуникабельности. Отсутствие этих качеств у секретаря-референта, может привести к потере репутации субъекта хозяйствования.
Кроме высокого уровня профессионализма, специалист должен иметь хорошую наглядно-образную память, нормальный слух и умеренную общительность в комплексе с доброжелательностью, пунктуальностью, находчивостью и исполнительностью, а также с желанием работать с людьми.
Медицинские противопоказания к работе
Должностные обязанности секретаря-референта предполагают наличие хорошо поставленной речи и психологической устойчивости к стрессам, обусловленных рабочей обстановкой. Этим объясняется ряд заболеваний, при которых не рекомендуется трудоустраиваться на должность помощника руководителя. Расстройства нервной системы, заболеваний внутренних органов, проявляющиеся в раздражительности, не способствуют обеспечению нормальной рабочей обстановки. Сердечно-сосудистые заболевания могут усугубиться в процессе выполнения обязательств, поскольку должность предполагает выполнение работы, в основном, сидя за столом. Дефект речи и явные физические недостатки не будут способствовать поддержанию рейтинга компании.
Место работы, карьера и уровень заработной платы
Требования к знаниям
Разобравшись, кто такой референт и чем он занимается, становится понятно, что специальность востребована, поскольку такие работники нужны на любом предприятии, руководитель которого применяет наемный труд. Местом работы могут стать офисы, компании, фирмы или организации любого профиля и формы собственности. Профессия является отличной стартовой площадкой для молодых людей, не имеющих опыт трудовой деятельности.
Занимая эту должность, работник может рассчитывать на карьерный рост посредством перевода в другой отдел на другую специальность, ввиду получения нового профильного образования. Квалифицированные работники ценятся работодателями, поэтому рекомендуется постоянного совершенствоваться в области делопроизводства, работы с корреспонденцией, контрагентами, посетителями и правильного ведения телефонных переговоров.
Зарплата секретаря-референта зависит от региона расположения субъекта хозяйствования, от сферы его деятельности, от опыта работы сотрудника, объема обязанностей, возложенных на него работодателем, а также от наличия дополнительных знаний, которые могут расширить сферу обязательств. По данным 2017 года, заработная плата секретаря-референта, осуществляющего деятельность в Москве, составляет 30000—60000 рублей, а в других регионах — до 35000 рублей.
Другие трактовки специальности
Виды деятельности
Осуществляя поиск вакантной должности через специализированные сервисы, в строке запроса можно вводить не только специальность секретаря-референта, но и ее альтернативные названия, такие как секретарь, референт, офис-менеджер, менеджер по персоналу, а также архивариус или архивист. Использование синонимов специальности позволит увеличить шансы на трудоустройство.
Должностная инструкция секретаря-референта
Основной должностной обязанностью секретаря-референта является организационное обеспечение нормальных условий труда руководителю субъекта хозяйствования. Для ее реализации специалист должен заниматься:
- Делопроизводством, в которое входит оформление и регистрация внутренней документации, а также обработка корреспонденции.
- Планированием рабочего времени директора.
- Приемом посетителей.
- Подготовкой документации для ознакомления и изучения специалистами по распоряжению руководителя.
- Составлением докладов и протоколированием совещаний.
- Приемом документации на подпись.
- Ведением телефонных переговоров, а также учетом телефонных звонков.
- Координацией взаимоотношений между представителями структурных подразделений.
- Приемом и отправкой факсов.
- Бронированием билетов для командирующихся сотрудников.
- Решением хозяйственных вопросов, выраженных в обеспечении сотрудников канцелярскими товарами.
Преимущества и недостатки
Осуществляя деятельность в должности секретаря-референта, человек получает опыт деловых контактов, имеет возможность заводить важные знакомства, которые впоследствии могут пригодиться для решения актуальных вопросов собственного бизнеса.
Ежедневное общение с работодателем позволяет осуществлять наблюдение за его стилем управления предприятием, за его умением принимать решения, а также за нюансами формирования отношений с партнерами и подчиненными. Работа с документами является отличной базой подготовки для будущих экономистов, юристов и менеджеров.
Что входит в обязанности специалиста
Несмотря на огромное количество положительных сторон в профессии, можно отметить и минусы специальности. К ним относятся работа в выходные дни, командировки, а также ненормированный рабочий день. Насыщенный событиями рабочий день, необходимость обработки огромного количества информации, общение с большим количеством людей, спешка, могут явиться причиной стресса, поэтому, решив работать в сфере обеспечения делопроизводства, необходимо быть человеком с устойчивой психикой и здоровой нервной системой.
Источник